Відділ організаційної роботи, документування та контролю

Основними завданнями відділу організаційної роботи, документування та контролю є: 

1. Встановлення в Головному територіальному управлінні єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Головного територіального управління.

2. Розроблення інструкції з діловодства Головного територіального управління, складання зведеної номенклатури справ Головного територіального управління з подальшим погодженням з ЕПК Державного архіву Запорізької області.

3. Здійснення реєстрації вхідної кореспонденції відповідно до Інструкції з діловодства в Головному територіальному управлінні та інших актів, ведення обліку документів.

4. Організація документообігу, формування справ, їх зберігання та передачі  до архіву Головного територіального управління.

5. Вжиття заходів до зменшення обсягу службового листування в Головному територіальному управлінні.

6. Проведення перевірок стану діловодства в структурних підрозділах Головного територіального управління.

7. Здійснення контролю за своєчасним розглядом та проходженням документів у Головному територіальному управлінні.

8. Проведення аналізу інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень.

9. Організація збереження документаційного фонду Головного територіального управління та користування ним.

10. Засвідчення печаткою документів, підписаних керівництвом Головного територіального управління відповідно до Інструкції з діловодства в Головному територіальному управлінні та інших актів.

11. Забезпечення належної реєстрації та відправлення вихідної кореспонденції відповідно до Інструкції з діловодства в Головному територіальному управлінні та інших актів.

12. Контроль за строками виконання завдань, визначених законами України, актами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, запитами, зверненнями народних депутатів України, кореспонденцією Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України, за наданням відповідей на звернення громадян, запити на публічну інформацію, а також виконанням інших завдань, визначених керівництвом Головного територіального управління.

13. Узагальнення інформації про виконання взятих на контроль завдань, подання такої інформації керівникам структурних підрозділів, узагальнення інформації про причини порушення строків виконання завдань та подання керівництву Головного територіального управління.

14. Здійснення реєстрації, облік, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування», облік печаток і штампів Головного територіального управління, а також контроль за дотриманням вимог Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в структурних підрозділах Головного територіального управління. 15. Організація роботи експертної комісії, методичне керівництво проведенням експертизи цінності документів у структурних підрозділах Головного територіального управління, підготовка зведених описів справ.

16. Організація  роботи  архіву  Головного територіального управління  відповідно до вимог  нормативних актів та Інструкції з діловодства, приймання на зберігання до архіву Головного територіального управління для подальшої передачі в установленому порядку до Державного архіву Запорізької області службових документів Головного територіального управління.

17. Навчання (проведення семінарських занять, стажувань) працівників Головного територіального управління із питань діловодства, контролю, архіву, порядку реєстрації, обліку, розгляду звернень громадян, звернень і запитів народних депутатів України, інших питань відділу.

18. Організація та планування діяльності Головного територіального управління, контроль за виконанням планів роботи структурними підрозділами Головного територіального управління.

19. Організація особистого прийому громадян керівництвом Головного територіального управління, забезпечення виконання графіків особистого прийому громадян.

20. Забезпечення реєстрації, обліку звернень громадян, перевірки їх відповідності вимогам Закону України «Про звернення громадян», передачі керівнику на розгляд, передачі виконавцеві, контролю за термінами надання відповідей заявникам.

21. Забезпечення реєстрації, обліку звернень і запитів народних депутатів України, депутатів місцевих рад, передачі керівнику на розгляд, передачі виконавцеві, контролю за термінами виконання.

22. Розгляд заяв, скарг і пропозицій громадян, звернень та запитів народних депутатів, депутатів місцевих рад у межах компетенції відділу.

23. Організація та забезпечення виконання доручень Міністерства юстиції України із загальних питань діяльності, узагальнення інформації, наданої структурними підрозділами Головного територіального управління, направлення інформації до Міністерства юстиції України.

24. Складання та надання до Міністерства юстиції України звітності за напрямками діяльності відділу.

25. Підготовка аналітичних матеріалів за напрямками діяльності відділу, підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва Головного територіального управління.

26. Організація роботи колегії Головного територіального управління, підготовка матеріалів з питань, віднесених до компетенції відділу.

27. Організація проведення оперативних та інших нарад, які  проводяться начальником Головного територіального управління та першим заступником начальника Головного територіального управління.

28. Підготовка проектів наказів та доручень керівництва Головного територіального управління з питань, що належать до компетенції відділу.

 

 Інформація про номери телефонів та адреси електронної пошти керівників структурних підрозділів

Посада Прізвище, ім'я та по батькові Телефон та електронна пошта
Начальник відділу організаційної роботи, документування та контролю Жолкевська Вікторія Валеріївна

(061) 239-06-96

v.zholkevska@zp.minjust.gov.ua

  Графік роботи відділу:

Понеділок - Четвер 3 09.00 - 18.00 год.,перерва з 13.00 - 13.45 год.
П'ятниця з 09.00 - 16.45 год., перерва з 13.00 - 13.45 год.

Адреса електронної пошти відділу: org@zp.minjust.gov.ua.

Кабінет 654

 

 

Чат відділу ДРАЦС